如何使用微软Word的修订功能编辑文档
部分1:启用“修订”功能
1、打开你想要编辑的文档。你可以直接双击微软Word文档,或者打开程序,从"最近打开"列表里选择你的文档。在编辑当前文档之前,考虑创建文档副本,并编辑副本文件,而不是原始文档。这样如果遇到任何问题,可以保存好备份文档。
2、点击审阅选项卡。它位于文档页面顶部的蓝色部分里。点击它,打开新的选项组来编辑文档。
3、点击修订。这个选项位于页面顶部、屏幕的中央部分。点击它,启用"修订"功能。
4、点击修订按钮旁边的下拉框,显示以下编辑选项:简单标记 - 在添加或删除文本的最左侧画一条红色的竖线,但是不显示其它编辑。
所有标记 - 在页面的左侧用红色文本和批注框显示所有更改。
无标记 - 显示原始文档中的更改,但是不会出现红色文本或批注。
原始版本 - 显示不带有更改的原始文档。
5、点击所有标记。这个选项会用红色墨水显示你对原始文档的所有编辑,用黑色墨水显示原始文档。
部分2:编辑你的文档
1、删除文档中的文本。删除文档内容(从单个空格到整个文档)会让文档内容消失不见。你会看到屏幕右侧出现一个红色方框,写着"[名字] 删除了: [文本]",这里的"文本"就是你删除的文本内容。如果你更改文档全部的格式(如:更改文字的字体),那么重设格式的详细细节也会显示在屏幕一旁。
2、输入新文本。你添加的文本会用红色墨水显示出来。按下回车键(或返回键),开始新的一行。在新的一行文本起始的位置、屏幕的左侧会出现一条灰色的竖线。
3、点击新建批注来给高亮标记的文本添加批注。新建批注按钮是一个带加号的会话气泡,它位于文档页面的顶部。点击它,在屏幕右侧打开一个窗口,输入批注。完成输入后,你可以点击屏幕上任意位置,保存批注。
4、完成后,接受或拒绝编辑。点击接受或拒绝来修改高亮的编辑,或者点击接受或拒绝下方的▼,点击所有更改,来接受或拒绝每个编辑。这样做会删除修订格式(如:红色的文本和批注框)。你也可以跳过这一步,保存所有修订更改。
5、保存文档。按住Ctrl(或Mac电脑上的Command),按下S键,保存所有更改和文档。
小提示
有些邮件浏览器会用黑色墨水显示删除的文本,上面划过一条红线。警告在使用修订功能前如果没有保存原始文档的副本,可能导致原始文档内容的丢失。